公司制度文件格式的规定

1、精品word文档 值得下载 值得拥有公司标准行文规定一、目的为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。二、范围本规定适用于公司对内、对外公文的管理。三、职责1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。四、发文分类公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中 依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；公务文书：请示（申请）、报告、通知、 通报、通告、决议、决定、函、

2、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等。公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、 规章制度；2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的

3、奖惩，组织变更或人事 任免等；9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函 （可不受行文规定拟定）；10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定； 五、发文格式1、公司统一文字排版上下边距为 2.2cm,左右边距为2.0cm,表格排版上下左右边距为2cm；2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋 体加黑，表内文字为五号、宋体；3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进 2个字符；4、文本中所有的符号、数字、英文均选用 Times New Ro

4、man体；5、页眉页脚：对内行文页眉靠左 云南超彦汽车贸易有限公司”靠右“XXX管理文件CY-XX-001（编号格 式见本规定附录）”；页脚格式均为第X页，共X页"，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不 加粗、带格式线；对外行文页眉靠右云南超彦汽车贸易有限公司”；页脚同对内行文；6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单 位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；六、行文要素要求1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急 程度、发文字号、签发人、主送

5、部门、抄送部门、主题词。其中：文件按密级分为一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级，具体划分（详见附件3）;涉及公司保密的文件应当标明密级，其中密件、机密文件、极机密文件与绝对文 件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求， 公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位 工作进展调整办理时间；精品word文档 值得下载 值得拥有精品word文档值得下载值得拥有发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：超彦 20XXXX号（字 体：宋体；字号：5号，其他符号：用Times Ne

6、w Roman体，5号）各部门发布公 文时，应向行政人力资源部申请文件编号；2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。 七、发文管理1、发文按照编制一审核一批准一发放一学习与执行一作废的程序进行管理。保管2、文件编制、审核、批准流程：制度一所属部门领导编写一主管领导审核一总经理批准一行政人事部发布；通知、通报、通告、决议、决定一行政人力资源部编制一主管领导审批一行政人事部 发放；会议纪要一会议纪要员编制一会议主持人批准一行政人事部留存。3、公司内部行文，各项规章制度归属于领导批复分别属密件、机密文件

7、、极机密文件与绝对文件范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人事部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁。八、其他注意事项1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；2、公文在讨论期间需要打印时，均应先使用单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关 领导的纸质文件。附1部门文件格式：1、行政管理文件：CY-XZ-0012、人事管理文件：CY-RS-0013、售后管理文件：CY-SH-0014、销售世博管理文件：CY-

8、XS-0015、销售九龙管理文件：CY-XJ-0016、财务管理文件：CY-CW-001附2行文流转表格：1、发文登记表2、收文登记表3、文件签阅表4、文件销毁审批表5、文件格式发文登记表序号发文日期文件名称文件编号份数签收部门签收人签收日期备注收文登记表序号收文日期发文部门/号文件名称份数接收人备注文件签阅表文件名称文件类型文件份数来义部门来文时间收文时间传阅签名时间意见传阅签名时间意见传阅签名时间意见文件销毁审批表序号文件编号文件名称销毁时间销毁原因/份数批准人销毁人备注精品word文档 值得下载 值得拥有精品word文档 值得下载 值得拥有文件格式：关于XX XX的请示/报告正文妥否，请

9、批示。年 月曰主送：抄送：云南超彦汽车贸易有限公司文件*字2 0 *】*号密级：签发:精品word文档值得下载值得拥有精品word文档值得下载值得拥有精品word文档值得下载值得拥有正文主题词: 抄送：关于*的通知/决定公司月 日会议纪要年 月日会议地点: 会议记录：会议时间 会议主持 与会人员 会议主题 内容简要会议主持人签字:精品word文档 值得下载 值得拥有云南超彦汽车贸易有限公司制度标题正文公司年 月日主题词： 主送部门:抄送部门:发文部门：校对：印发份数:附件3:公司文件机密等级的说明为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各 类文件进行机密等级设

10、置，具体说明如下：依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级；除一般 文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；文件等 级分类保存 期限举例说明管控要求1：文件3年或文 件有效 期1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性 的；1.2 有关工作或生产进度安排之义件、公告、通告、 内部联络单；1.3 肩关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、 通告、内部联络单；1.4 有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖公司内部人 员均肩浏览 权限精品word文档 值得下载 值得拥有精品word文档值得下载值得拥有励等之公告、通告、内部联络单；1.5

11、 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉 及政策性的；1.6 日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与提 报类（但不包括人员奖惩或调薪）且不涉及政策性 与技术性的；1.7 日常性呈批单据（如：派车单、公出单、忘打卡 证明）且不涉及政策性与技术性的；1.8 其它肩效期在1年以下的文件、文书、且不涉 及政策性与技术性的；2:密件5年或文 件有效 期2.1 有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案 或签呈；2.2 后关劳动合同及其附属文件；2.3 员工薪资及其相关档案文件（含银行账号）；2.4 员工个人资料及其相关个人隐私文件；2.5 ISO相关义件、档案与数据；2.6 订单、采购单、生产命令单、入库

12、单、报价单. 等单据与相关数据（含计算机档案）；2.7 rw（供货商、协力厂商、配合厂商）资料；2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术 性的（如：用工合同、勤工俭学、改建工程等）；2.9 劳资协议或合同（如：年薪合同、保密协议、竞 业禁止、工伤赔偿、培训协议等）；2.10 登录“系统”之个人账号与密码；2.11 关键岗位人员之计算机开机或重要数据的账 号与密码；2.12 尚未对外公开之会议记录；2.13 各单位日常生产数据、入出库数据及各项数据窗体；2.14 其它经部门经理级以上核定为密件的；相关部门负 责人有浏览 权限3.机密文件10年或 文件有效期3.31客户往来电邮或书信等一切

13、资料（不涉及客 户基本数据及价格数据）；3.2汽修或组装使用之各项装配图、检验检测标准相关部门经 理级以上以 及相关授权 人有浏览权或数据、说明及含有技术性之文件；3.3汽修和销售系统内之各项数据；限4.极机密义件20年或文件有 效期4.1 财务部之各项文件与内部流通报表；4.2 采购部内部流逋文件与报表；4.3 其它经协理、服务站长、行政人事处核定后必 要订为极机密的文件；相关部门经 理级以上有 浏览权限5:绝对机密文 件50年或文件有 效期5.1 与客户有关之价格数据与基本数据（如：客户 联系人及电话地址等）；5.2 与税局正式往来之各项资料；5.3 财务部正式上报报表或账册、单据等资料；5.4 公司副总经理级以上人员或投资方各项资料；5.5 其它经副总经理以上核定后必要订为绝机密 的文件；公司总经理浏览权限精品word文档值得下载值得拥有